2uandtrilogy.com

Αναζητάτε συμβουλές για να γίνετε επαγγελματίας του Excel;

Κανείς δεν μπορεί να αρνηθεί τη σημασία της καλής γνώσης του Excel στο γραφείο.

Ωστόσο, τόσο οι αρχάριοι όσο και οι έμπειροι χρήστες δεν γνωρίζουν απαραίτητα όλες τις χρήσιμες συμβουλές.

Ορίστε λοιπόν 20 συμβουλές και κόλπα για να σας μετατρέψουν σε επαγγελματία του Microsoft Excel:

1. Ένα κλικ για να επιλέξετε όλα

Ίσως γνωρίζετε πώς να επιλέξετε όλα τα κελιά χρησιμοποιώντας το Control (Ctrl) + Μια συντόμευση στο πληκτρολόγιό σας.

Αλλά δεν γνωρίζουν πολλοί χρήστες ότι με ένα μόνο κλικ του γωνιακού κουμπιού, όπως φαίνεται παρακάτω, όλα τα δεδομένα επιλέγονται αμέσως.

2. Ανοίξτε πολλά αρχεία ταυτόχρονα

Όταν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε πολλά αρχεία ταυτόχρονα, αντί να τα ανοίγετε ένα προς ένα, υπάρχει ένα κόλπο για να τα ανοίξετε όλα με 1 κλικ.

Επιλέξτε τα αρχεία που θέλετε να ανοίξετε και πατήστε το πλήκτρο Enter. Όλα τα αρχεία θα ανοίξουν ταυτόχρονα.

3. Εναλλαγή μεταξύ πολλών αρχείων Excel

Όταν έχετε ανοιχτά πολλά υπολογιστικά φύλλα, δεν είναι πολύ βολικό να κάνετε εναλλαγή μεταξύ τους.

Και αν έχετε την ατυχία να χρησιμοποιήσετε λάθος αρχείο, μπορείτε να θέσετε σε κίνδυνο ολόκληρο το έργο σας.

Χρησιμοποιήστε τη συντόμευση Ctrl + Tab για εύκολη εναλλαγή μεταξύ αρχείων.

4. Προσθέστε μια νέα συντόμευση στο μενού

Από προεπιλογή υπάρχουν 3 συντομεύσεις στο επάνω μενού που είναι Αποθήκευση, Αναίρεση και Επανάληψη.

Αλλά αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε περισσότερες συντομεύσεις όπως για παράδειγμα Αντιγραφή και Επικόλληση, μπορείτε να τις προσθέσετε ως εξής:

Αρχείο -> Επιλογές -> Γραμμή εργαλείων -> Γρήγορη πρόσβαση και προσθέστε Αποκοπή και επικόλληση από την αριστερή στη δεξιά στήλη και αποθηκεύστε.

Στη συνέχεια, θα δείτε 2 συντομεύσεις που έχουν προστεθεί στο επάνω μενού.

5. Προσθέστε μια διαγώνια γραμμή σε ένα κελί

Όταν δημιουργείτε, για παράδειγμα, μια λίστα με διευθύνσεις πελατών, ίσως χρειαστεί να κάνετε μια διαγώνια διαχωριστική γραμμή στο 1ο κελί.

Αυτό είναι χρήσιμο για τη διαφοροποίηση μεταξύ των πληροφοριών στήλης και γραμμής. Αλλά πώς το κάνεις αυτό;

Κάντε δεξί κλικ στο κελί, μετά κάντε κλικ στο Μορφοποίηση κελιών, περιγράμματα και τέλος στο κουμπί κάτω δεξιά (κάτω διαγώνιος) και επικύρωση.

6. Προσθέστε πολλές στήλες ή σειρές ταυτόχρονα

Σίγουρα ξέρετε πώς να προσθέσετε μια νέα σειρά ή μια νέα στήλη.

Αλλά αυτή η μέθοδος χάνει πολύ χρόνο. Επειδή πρέπει να επαναλάβετε τη λειτουργία όσες φορές έχετε στήλες ή σειρές για προσθήκη.

Η καλύτερη λύση είναι να επιλέξετε πολλές στήλες ή πολλές σειρές, στη συνέχεια κάντε δεξί κλικ στην επιλογή και επιλέξτε "Εισαγωγή" από το αναπτυσσόμενο μενού.

Στη συνέχεια, οι νέες σειρές θα εισαχθούν πάνω από τη σειρά ή στα αριστερά της στήλης που επιλέξατε πρώτα.

7. Μετακινήστε γρήγορα δεδομένα από πολλαπλά κελιά

Εάν θέλετε να μετακινήσετε μια στήλη δεδομένων σε ένα φύλλο εργασίας, ο πιο γρήγορος τρόπος είναι να επιλέξετε τη στήλη και, στη συνέχεια, να τοποθετήσετε τον δείκτη σας πάνω από την άκρη της στήλης.

Και όταν μετατραπεί σε ένα εικονίδιο σε σχήμα σταυρωτά βέλη, κάντε κλικ πάνω του και αφήστε το να μετακινήσετε ελεύθερα τη στήλη όπου θέλετε.

Τι γίνεται αν πρέπει επίσης να αντιγράψετε τα δεδομένα; Απλώς πατήστε το πλήκτρο Control (Ctrl) πριν μετακινήσετε τη στήλη. Η νέα στήλη θα αντιγράψει όλα τα επιλεγμένα δεδομένα.

8. Διαγράψτε γρήγορα τα κενά κελιά

Κατά τη συμπλήρωση πληροφοριών για εργασία, μερικές φορές λείπουν δεδομένα. Ως αποτέλεσμα, ορισμένα κελιά παραμένουν άδεια.

Εάν πρέπει να αφαιρέσετε αυτά τα άδεια κελιά για να διατηρήσετε τους υπολογισμούς σας σωστούς, ειδικά όταν υπολογίζετε τον μέσο όρο, ο πιο γρήγορος τρόπος είναι να φιλτράρετε όλα τα κενά κελιά και να τα αφαιρέσετε με 1 κλικ.

Επιλέξτε τη στήλη που θέλετε να φιλτράρετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δεδομένα και φίλτρο. Κάντε κλικ στην Αποεπιλογή και επιλέξτε την τελευταία επιλογή με το όνομα Empty Cells.

Επιλέγονται έτσι όλα τα άδεια κελιά. Απλά πρέπει να τα διαγράψετε για να εξαφανιστούν.

9. Πώς να κάνετε μια πρόχειρη αναζήτηση

Ίσως γνωρίζετε πώς να ενεργοποιήσετε τη Γρήγορη εύρεση χρησιμοποιώντας τη συντόμευση Ctrl + F.

Γνωρίζατε όμως ότι είναι δυνατό να κάνετε μια πρόχειρη αναζήτηση χρησιμοποιώντας τα σύμβολα; (ερωτηματικό) και * (αστερίσκος);

Αυτά τα σύμβολα προορίζονται για χρήση όταν δεν είστε σίγουροι για τα αποτελέσματα που αναζητάτε. Το ερωτηματικό πρόκειται να χρησιμοποιηθεί για την αντικατάσταση ενός μεμονωμένου χαρακτήρα και του αστερίσκου για έναν ή περισσότερους χαρακτήρες.

Και αν αναρωτιέστε πώς να αναζητήσετε ένα ερωτηματικό ή έναν αστερίσκο, απλώς προσθέστε το σύμβολο Wave ~ μπροστά του όπως παρακάτω.

10. Πώς να εξαγάγετε μοναδικές τιμές από μια στήλη

Είχατε ποτέ έναν πίνακα όπου θέλατε να εξαγάγετε τις μοναδικές τιμές από μια στήλη;

Πιθανότατα είστε εξοικειωμένοι με τη λειτουργία φίλτρου του Excel, αλλά δεν είναι πολλοί αυτοί που χρησιμοποιούν το Προηγμένο φίλτρο.

Ωστόσο, είναι χρήσιμο για την εξαγωγή μοναδικών τιμών από μια στήλη. Κάντε κλικ στη σχετική στήλη και μετά μεταβείτε στο Data -> Advanced. Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο.

Σε αυτό το αναδυόμενο παράθυρο, κάντε κλικ στην επιλογή Αντιγραφή σε άλλη τοποθεσία. Στη συνέχεια, επιλέξτε πού θέλετε να αντιγράψετε τις μοναδικές τιμές συμπληρώνοντας το πεδίο Αντιγραφή σε. Για να συμπληρώσετε αυτό το πεδίο, μπορείτε να κάνετε απευθείας κλικ στην περιοχή που έχετε επιλέξει. Αυτό αποφεύγει την πληκτρολόγηση ακριβών τιμών.

Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να επιλέξετε το πλαίσιο Εξαγωγή χωρίς διπλότυπο και να κάνετε κλικ στο OK. Στη συνέχεια, οι μοναδικές τιμές θα αντιγραφούν στη στήλη που ορίσατε και έτσι μπορούν να συγκριθούν με τα δεδομένα στην αρχική στήλη.

Για το λόγο αυτό, συνιστάται να αντιγράψετε τις μοναδικές τιμές σε μια νέα τοποθεσία.

11. Περιορίστε τα δεδομένα που εισάγονται με τη λειτουργία επικύρωσης δεδομένων

Για να διατηρήσετε τη συνοχή των δεδομένων, μερικές φορές χρειάζεται να περιορίσετε τις τιμές που μπορούν να εισαγάγουν οι χρήστες σε ένα κελί.

Στο παρακάτω παράδειγμα, η ηλικία των ατόμων πρέπει να είναι ακέραιος αριθμός. Και όλοι όσοι συμμετέχουν σε αυτήν την έρευνα πρέπει να είναι μεταξύ 18 και 60 ετών.

Για να βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες εκτός αυτής της ηλικιακής ομάδας δεν εισάγουν δεδομένα, μεταβείτε στα Δεδομένα -> Επικύρωση δεδομένων και προσθέστε τα κριτήρια επικύρωσης.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή μηνύματος και πληκτρολογήστε ένα μήνυμα όπως αυτό "Παρακαλώ χρησιμοποιήστε έναν ακέραιο αριθμό για να υποδείξετε την ηλικία σας. Η ηλικία πρέπει να είναι μεταξύ 18 και 60 ετών."

Έτσι, οι χρήστες θα λάβουν αυτό το μήνυμα όταν τοποθετούν το ποντίκι τους πάνω από τα επηρεαζόμενα κελιά και θα έχουν ένα προειδοποιητικό μήνυμα εάν η ηλικία που εισάγεται είναι εκτός αυτού του ηλικιακού εύρους.

12. Γρήγορη πλοήγηση με Ctrl + κουμπί βέλους

Όταν κάνετε κλικ στο Ctrl + οποιοδήποτε πλήκτρο βέλους στο πληκτρολόγιο, μπορείτε να μετακινηθείτε στις 4 γωνίες του φύλλου εργασίας εν ριπή οφθαλμού.

Εάν πρέπει να μετακινηθείτε στην τελευταία σειρά των δεδομένων σας, δοκιμάστε να κάνετε κλικ στο Ctrl + κάτω βέλος.

13. Μετατρέψτε μια σειρά σε στήλη

Θέλετε να προβάλετε τα δεδομένα σας σε στήλες ενώ είναι online;

Δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσετε ξανά όλα τα δεδομένα σας. Εδώ είναι πώς να το κάνετε.

Αντιγράψτε την περιοχή που θέλετε να μετατρέψετε σε στήλη. Στη συνέχεια, τοποθετήστε τον κέρσορα στο κελί της σειράς όπου πρόκειται να τοποθετηθούν τα δεδομένα.

Κάντε Επεξεργασία και μετά Επικόλληση Ειδική. Επιλέξτε το πλαίσιο Μεταφορά και κάντε κλικ στο OK. Εκεί το έχετε, τα δεδομένα σας εμφανίζονται τώρα σε μια στήλη.

Σημειώστε ότι αυτό το τέχνασμα λειτουργεί επίσης για να μετατρέψει μια στήλη σε γραμμή.

14. Απόκρυψη δεδομένων προσεκτικά

Σχεδόν όλοι οι χρήστες του Excel γνωρίζουν πώς να αποκρύπτουν δεδομένα κάνοντας δεξί κλικ και επιλέγοντας Απόκρυψη.

Αλλά το πρόβλημα είναι ότι μπορεί εύκολα να φανεί εάν έχετε λίγα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο.

Ο καλύτερος και ευκολότερος τρόπος για να αποκρύψετε τα δεδομένα τακτοποιημένα είναι να χρησιμοποιήσετε μια ειδική μορφή κελιού.

Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την περιοχή που θα καλυφθεί και, στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ για να επιλέξετε Μορφοποίηση κελιών.

Επιλέξτε Προσαρμογή και τοποθετήστε τον κέρσορα στον τύπο. Πληκτρολογήστε τον κωδικό ";;;" χωρίς εισαγωγικά. Πατήστε OK. Τα περιεχόμενα του κελιού είναι πλέον αόρατα.

Αυτά τα δεδομένα θα είναι ορατά μόνο στην περιοχή προεπισκόπησης δίπλα στο κουμπί Λειτουργία.

15. Συνδυάστε τα περιεχόμενα πολλών κελιών σε 1 single

Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείτε περίπλοκους τύπους για να συνδυάσετε τα περιεχόμενα πολλών κελιών. Εφόσον γνωρίζετε πώς να χρησιμοποιείτε το σύμβολο &, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε.

Παρακάτω υπάρχουν 4 στήλες με διαφορετικό κείμενο σε καθεμία. Πώς όμως τα συνδυάζεις σε 1;

Επιλέξτε ένα κελί στο οποίο θέλετε να εμφανιστεί το αποτέλεσμα. Στη συνέχεια χρησιμοποιήστε τον τύπο με το & όπως φαίνεται παρακάτω στο στιγμιότυπο οθόνης.

Τέλος πληκτρολογήστε Enter έτσι ώστε όλα τα περιεχόμενα των A2, B2, C2 και D2 να συνδυαστούν σε 1 μεμονωμένο κελί, το οποίο θα δώσει το LizaUSA25 @.

16. Αλλαγή από πεζά σε κεφαλαία

Θέλετε να αλλάξετε από πεζά σε κεφαλαία; Εδώ είναι ένας απλός τύπος για να το κάνετε.

Στο πεδίο λειτουργίας, απλώς πληκτρολογήστε ΚΕΦΑΛΑΙΟ όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.

Και για να αλλάξετε τα κεφαλαία γράμματα σε πεζά, πληκτρολογήστε SMALL. Τέλος για να βάλετε κεφαλαίο μόνο στο 1ο γράμμα, πληκτρολογήστε NOMPROPRRE.

17. Πώς να εισαγάγετε μια τιμή που αρχίζει με 0

Όταν μια τιμή ξεκινά με τον αριθμό μηδέν, το Excel αφαιρεί αυτόματα το μηδέν.

Αυτό το πρόβλημα μπορεί να επιλυθεί εύκολα προσθέτοντας μια απόστροφο πριν από το πρώτο μηδέν όπως φαίνεται παρακάτω.

18. Επιταχύνετε την εισαγωγή περίπλοκων όρων με αυτόματη διόρθωση

Εάν χρειάζεται να πληκτρολογήσετε πολύπλοκο κείμενο πολλές φορές για να πληκτρολογήσετε, ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε είναι να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Αυτόματης Διόρθωσης.

Αυτή η λειτουργία θα αντικαταστήσει αυτόματα το κείμενό σας με το σωστό κείμενο.

Πάρτε, για παράδειγμα, την École Polytechnique, η οποία μπορεί να αντικατασταθεί από μια απλούστερη λέξη, όπως Poly. Μόλις ενεργοποιηθεί η λειτουργία, κάθε φορά που πληκτρολογείτε Poly, διορθώνεται στην École Polytechnique.

Βολικό, έτσι δεν είναι; Για να ενεργοποιήσετε αυτή τη λειτουργία, μεταβείτε στο Αρχείο -> Επιλογές -> Επαλήθευση -> Αυτόματη διόρθωση. Στη συνέχεια, συμπληρώστε το κείμενο για να το αντικαταστήσετε με το σωστό κείμενο όπως φαίνεται παρακάτω:

19. Ένα κλικ για να λάβετε αυτόματους υπολογισμούς

Οι περισσότεροι άνθρωποι γνωρίζουν ότι ενδιαφέρουσες πληροφορίες όπως ο μέσος όρος και το άθροισμα μπορούν εύκολα να ληφθούν κοιτάζοντας τη γραμμή κατάστασης κάτω δεξιά.

Αλλά ξέρατε ότι μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ σε αυτή τη γραμμή για να λάβετε πολλούς άλλους αυτόματους υπολογισμούς;

Δοκιμάστε το και θα δείτε ότι έχετε επιλογή.

20. Μετονομάστε ένα φύλλο εργασίας κάνοντας διπλό κλικ

Έχει πολλούς τρόπους για να μετονομάσετε τα φύλλα εργασίας. Οι περισσότεροι άνθρωποι κάνουν δεξί κλικ σε αυτό και, στη συνέχεια, επιλέξτε Μετονομασία.

Αλλά αυτό χάνει πολύ χρόνο. Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να κάνετε διπλό κλικ στην καρτέλα που θέλετε να μετονομάσετε και να την μετονομάσετε απευθείας εδώ.

Ορίστε, ελπίζω να νιώθετε λίγο πιο άνετα με το Excel τώρα :-)

Σημειώστε ότι αυτά τα παραδείγματα βασίζονται στο Microsoft Excel 2010, αλλά θα πρέπει επίσης να λειτουργούν καλά σε Excel 2007, 2013 ή 2016.

Πού να αγοράσω το Excel φθηνά;

Θέλετε να αγοράσετε το Microsoft Excel φτηνά;

Συνιστώ λοιπόν τη σουίτα Office 365 που περιλαμβάνει λογισμικό Excel. Μπορείτε να το βρείτε εδώ με λιγότερο από 65 €.

Σημειώστε επίσης ότι υπάρχουν 100% δωρεάν εναλλακτικές λύσεις. Ανακαλύψτε το άρθρο μας για το θέμα εδώ.

Σας αρέσει αυτό το κόλπο; Μοιραστείτε το με τους φίλους σας στο Facebook.

Επίσης για να ανακαλύψετε:

Τα 5 καλύτερα δωρεάν λογισμικό για αντικατάσταση του πακέτου Microsoft Office.

Πώς να φτιάξετε σύμβολα πληκτρολογίου: Το μυστικό που τελικά αποκαλύφθηκε.